業務フロー見直しで仕事増って普通ですか？

1946年秋田県生まれ。山形大学を卒業後、70年に伊藤忠商事に入社。畜産部長や関連会社プリマハム取締役を経て、99年に食料部門長補佐兼CVS事業部長に。2000年5月にファミリーマートに移り、2002年に代表取締役社長に就任。2013年に代表取締役会長となり、ユニーグループとの経営統合を主導。2016年9月、新しく設立したユニー・ファミリーマートホールディングスの代表取締役社長に就任。2017年3月から同社取締役相談役。同年5月に取締役を退任。趣味は麻雀、料理、釣り、ゴルフ、読書など。料理の腕前はプロ顔負け。(写真：的野弘路）

上田準二（ユニー・ファミリーマートホールディングス相談役）：今回は久しぶりに男性からの相談だね。

大竹剛（日経ビジネス 編集）：はい、男性ですが、職場には女性がかなり多いようです。旅行会社の店頭営業だそうです。

上田：ただ、今回は女性との関係についての悩みじゃないね。最近、恋の悩みの相談が少なくて、ちょっとさびしいかな。

大竹：仕事の悩みが多いので、恋の悩みをしたくても、しにくい雰囲気が出てきているのかもしれませんね。

上田：だとしたら、気にせず恋の悩みも家族の悩みも、投稿してほしいね。「恋はするほど　艶がでる」（「恋は神代の昔から」　作詞：星野哲郎　作曲：市川昭介）って言いますから。

大竹：とはいえ上田さん、みんな仕事ですごく悩んでいるんです。

上田：そのようだね。僕に相談することで少しでも気持ちが軽くなって、仕事に前向きになってくれるんだったら、こんなにうれしいことはないね。

大竹：今回、相談してくれているのは、入社3年目で会社と現場の意識のギャップに悩んでいるという方です。

上田：3年目ね。だいたい、入社3年目というのは、いろいろと節目になるころなんですよ。会社のことが少し分かってきて、業務もだいぶマスターしてきた。いよいよ戦力として、会社から期待されるようになるころだから。

　一方、そうなってくると、自分も会社についていろいろな疑問が湧いてくるものなんだ。今回の相談も、業務を分かってきたからこそ、会社がやろうとしていることに疑問が出てきているんだよね。特に、トップダウンで下りてくる業務改革には、そういう疑問が湧きやすいものですよ。

大竹：上田さんにも経験がある？

入社3年目では、まだ会社の全体像が分かっていない

上田：ありますよ。入社当初、僕は経理部門に配属されたんだけど、当時はまだ、貸借対照表だとか債権管理だとか、営業が上げてくる台帳は全て手書きでした。それを僕がコンピューターに入力するんです。

　若い人は知らないと思いますが、当時は「パンチカード」というのがあったんですよ。コンピューターに情報を入力するために、厚手の紙に小さな穴をいくつもあける機械で、間違えないように打たなきゃいけないわけ。

　ところが、業務フローの見直しということで、台帳を廃止することになった。商売が成約したら、営業自身がその場で台帳をパンチカードに入れるようにするというわけです。

　だけど、営業の現場は、これまで通り手書きの台帳の方が速いんだよね。慣れているから。だから業務フローの見直しを始めた当初は、ボールペンで台帳を書くことをいきなり廃止するわけにもいかず、台帳を手書きで書きつつ、パンチカードにも入力するという、2倍の業務が発生したわけ。

大竹：当然、現場は･･････

上田：仕事が増えるだけだと、みんなブーブー言っていたよ。会社は現場のことを何も分かってないとね。

　だけど、2年もしてコンピューターを使うことが当たり前になってくると、誰も手書きで台帳なんて書かなくなった。営業は外回りから帰ってくると、直接、コンピューターに台帳を入力して、経理が自動的に処理をするといったことが、当たり前になりました。新しい業務フローがルーチンになると、前の仕事はいらなくなるんです。

　もしかしたら、この相談してくれている彼の職場も、こういうことが起こっているんじゃないかな。パソコンのシステムだって、ちょっとアップデートされるたびに、たくさん、文句が出るでしょう。前の方が良かっただの、なんだの。

　だいたい、業務フローの見直しなんていうのは、そういうものですよ。最初は倍の時間がかかるけれども、それがきっちりとルーチンになると、今までやっていた業務フローよりもずっと効率がよくなるものです。まずは、そう信じて業務フローの見直しに取り組んでみたらいかがですか。あまり考え込み過ぎては、せっかくの業務フローをより深く理解する機会を逃しますよ。

大竹：しかし、入社3年目にして会社と現場の意識の乖離に気がついたり、悩んだりするのは、なかなか鋭い視点の持ち主だと思いませんか。

上田：そうだよね。入社3年目としては、現場のルーチン業務をかなりきっちりとこなしている証でしょう。ただ、それでもまだ3年目ですよ。

　会社の運営実態や業務フローなどが、しっかり分かっているとは思えません。だから、もっと仕事をしっかりとこなし、全体を理解すれば、この会社の運営はどうしていくべきなのか、といった提言が的確にできるようになるはずです。

　だから、3年目に入ったこの1年は、現場業務を全部、自分で理解できるように取り組んでみてください。それがまず第一です。

＊この連載は毎週水曜日掲載です。