【会議後対策】

⑤議事録を当日配布する

 会議後には議事録がつきものですが、会議当日に配布されないことがあります。これでは、まったく意味がありません。なぜなら、会議終了後には参加者の記憶がどんどん忘却の彼方に流されてしまうからです。以下の4項目だけでもホワイトボードに板書し、A4用紙1枚にまとめ、当日配布しましょう。

・情報:日時、場所、参加者
・議題:疑問文にする
・議事:どういう意見が出て、いくつに集約されたか
・成果:可決、否決、保留。次の行動など

⑥次の行動をタスク化する

 会議で話し合ったことは、実行に移されて成果になります。行動化のため、次の3つを必ずまとめておきましょう。時間にして5分程度ですが、実行する、しないのとでは、次への行動スピードに何十倍と差がつきます。

・タスク
・担当
・期日

フレームワークは1枚が限界

 会議術の講座では、1枚フレームワークにある6つの対策を意識しながら、受講生に会議を進めてもらいます。たった1枚に集約されたフレームワークでも、実際に1時間ほど議論してもらうとあっと言う間に時間がきてしまいます。

 その割には大した成果を残せていません。そこで、各自振り返りを促し、議長に必要な重要点を挙げてもらいます。以下が数多くの声から集約された議長に必要な3大条件です。

1)論点を明確にし、幹をズラさない
 何について考えるかの論点が甘いことが多く、論点をいかに短い時間でシャープに絞り込むかが重要です。

2)シナリオを常に意識する
 制限時間の中で、どこに着地させるか。議長の采配ひとつで空中分解するのか、無事着陸するのかが決まります。ある程度のシナリオあって進められるかどうかが問われるのです。

3)結論、Next Stepを最後にまとめる
 複数人が時間をかけて顔を突き合わすのにはコストがかかります。それをムダにしないためにも結論と次の行動を5分だけ時間をかけてまとめることが大事です。

 フレームワークを頭の中に入れるには、1枚が限界です。それでも実行に移せないことが多い中で、最低の3大条件だけは忘れずに会議に臨みましょう。会議の質が変わり、普段の仕事の生産性が大きく向上します。