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仕事のスピードが早く、人を動かし、想いを実現する、いわゆるデキるビジネスパーソンや経営者を数多く見てきた中で、ある共通点を発見しました。それは、「紙1枚」にまとめる要約力を身に付けていることです。
何十枚にも積み上がる会社の事業計画、自部門の課題と対策、大規模なプロジェクト計画など複雑な事象を、「紙1枚」にまとめあげているか。行動力があり、実績を出しているビジネスパーソンとそうでない人の差が、「紙1枚」の要約力の有無でした。
頭の中に1枚の地図を持っているかどうか。地図が1枚だからこそ、現在の位置と目指すべきゴール、その間に存在する障害を意識することができます。
100枚のプレゼン資料より難しい
この地図が、2枚以上になれば、途端に全体像が見えなくなります。それだけ、頭の中に「紙1枚」が落とし込めるかどうかは、圧倒的な行動力をつくりだす源泉になるのです。
ただし、この「紙1枚」にまとめるということ、これが実に難しい。100枚のプレゼン資料を書き上げるよりも、ポイントを絞り込んで「紙1枚」に削ぎ落とすことの方がはるかに難しいのです。
しかしながら、それが可能になれば行動力や生産性が飛躍的に向上します。代表的なのは、日本一の売上高を誇るトヨタ自動車です。同社は、問題解決のために「A3用紙1枚」にまとめることで、徹底的にムダを省き、要点を絞り込むことを習慣化しています。
前回記事の「小池都知事の"論点ずらし"は作戦か」では、会議を仕切る議長による「論点設定」がいかに重要かを述べました。ただし、それは極めて重要とはいえ全体の一部です。
長く無用な会議になるか、短くとも有用な会議になるかは、会議を仕切る議長の頭の中に「1枚の地図」が描かれ、制約ある時間内にどんなところへ落とし、どこのゴールへ持ち込むかの「地図」が必要になります。
「1枚の地図」とは、思考のフレームワーク（枠組み）です。あまり教わる機会のない、会議におけるフレームワークをご紹介します。その「地図＝フレームワーク」が、会議を活用し、生産性を上げる大きな鍵になるのです。
会議の目的が決まったら人員を絞り込む
1枚におさまる6つの対策
以下が最強会議の「地図＝フレームワーク」です。
会議している時間を「会議中」と置き、その前後に「会議前」と「会議後」で分別します。その3段階における「理想的会議」と「非効率会議」から6つの対策を挙げました。
【会議前対策】
①会議の目的を定める
会議には、目的が定まってないものがあります。一体なんのための会議なのか。その目的次第で運営方法やゴールが異なります。まずは、目的を整理しましょう。その目的とは、大きく3つに分かれます。
・「決定」会議
決断が求められる会議です。そのゴールは、「可決（OK）」か「否決（NG）」か。経営会議などが代表例です。
・「拡大」会議
発想の拡大や飛躍が求められる会議です。ブレスト（ブレインストーミング）などが代表例です。
・「共有」会議
意思伝達のための会議。伝達が必要な関連者全員が参加します。代表例は、全社員会、朝礼など。
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