日経ビジネスベーシックについてはこちら




 拘束時間が長く、ムダに回数が多い「非効率会議」への不満は尽きることはありません(前回参照)。よく、こんな声を耳にします。

  • 決まった人しか発言しない
  • 参加者の目に輝きがない
  • 遅刻者が多い
  • 会議自体が形骸化
  • 上司の顔色だけ気にして、合意形成に至らない
  • 前回の会議決定事項が、1つも実行されない

 会議は、コミュニケーションツールの1つです。ただ、メールやチャット、テレビ会議というテクノロジーの発展に伴い、コミュニケーションは、革命的と呼べるほどの変化がありました。一斉に配信することができ、形に残りやすい。後から検索しやすいなど、メールやチャットは現代のビジネスシーンでなくてはならないものです。

 しかしながら、会議に対する不満の声は後を絶ちません。チャットやメールなどのコミュニケーション革命で、効率は上がったのでしょうか。「非効率会議」は減ったのでしょうか。

そこまでしてでも「会う」メリット

 メールやチャットの発展に伴い「非効率会議」が減少したのかどうかを確かめる術はありません。しかし、オフィスの会議室が減少した、もしくはなくなったという話を聞いたことがありません。

 私は企業研修などで、多くの企業に出入りしますが、いつも、どこも会議室は予約で一杯です。企業に勤めるビジネスパーソンなら、会議室が取り合いになる、確保するのに四苦八苦した経験があるはずです。

 そういう状況を見るに、「チャットやメールのコミュニケーション革命は、会議の本質的課題を解決してないのではないだろうか」との疑問が湧いてきます。

 では、「会わなくてもいい」チャットやメールが発達した現代、そもそも「会わなければならない」会議の必要性は何でしょうか。

 会議は、メールやチャットほどラクではありません。会議を招集する側も、招集される側も多大な労力を要します。それなのに、なぜ会議をするのか。そこまでしてでも「会って」会議をするのは、会議だからこそ得られるメリットがあるからです。

 会議ならではのメリット、それは関係者の「プライオリティ(優先順位)」を上げることです。メールやチャットより、はるかに効果があります。言い換えれば、会議参加者の「優先順位」を上げることだけに、対面する会議を活用し、そうでない事務連絡などはメールやチャットに任せた方が効率的です。

 1つ事例を挙げましょう。