④参加者の多くが無関心で発言しない

 議長は1人ですが、参加者は複数です。会議の質と効率を上げるのも下げるのも圧倒的多数の参加者次第になります。しかし、会議中まったく発言もしない参加者が大多数を占めているのではないでしょうか。

 私は外資系企業と日本企業の両方で様々な会議に出席しましたが、外資系企業に比べると、日本企業に勤務するビジネスパーソンの方が、圧倒的に「沈黙」が多いです。

 外資系企業の会議で発言や質問をしないことは、そのテーマについて「容認」をしたことを意味します。ただ、頻繁に「沈黙」が続けば、「容認」しているというより、「無関心」「無知」「無能」と見なされてしまいます。

⑤議事録が会議当日に配布されない

 会議を行うということは、参加者の時間を奪うことです。参加者の時間を奪ってまで行う会議には、成果が求められます。3つの会議の目的に照らすと、何が「決定」されたのか、何が「共有」されたのか、何が「拡大」されたのか――、それらの成果が記録されたのが議事録です。

 日付、参加者、場所が記されただけでは、議事録になりません。目的に対してのゴール(成果)が記録されて、はじめて議事録になります。その議事録は、会議当日に配布されていないと意味がありません。

 なぜなら、会議を仕切る議長であろうが、参加者であろうが、会議終了後に会議室を1歩でも踏み出した途端、次の仕事が待っているので、会議内容が忘却の彼方に押し流されてしまうからです。

⑥次の行動につながるよう「タスク化」されていない

 議事録に取りまとめられた会議成果は、参加者の誰かが行動することによって初めて「成果」が「行動化」していきます。そのためにタスク化が必要になりますが、大げさなものではなくたった3つだけを取り決めておけばいいのです。

 「タスク(行動内容)」「担当者」「期日」の3つを1行ごとに決めて、参加者と共有できればいいのです。この1手間を行わないために、せっかくの「成果」が「行動化」されないケースのなんと多いことか。もったいないことです。

非効率運営の要因は何か

 読者の方は、いくつ該当し、またどのステージに該当箇所が多かったでしょうか? それぞれのステージごとの症状別にその要因を挙げてみましょう。

【会議前ステージの症状】
①会議の目的が明確に決まっていない
②明らかに会議に不要な人員を招待している

→ この症状の原因は、会議開催者か議長の「逆算力の欠如」です。会議が生み出す成果から逆算できる開催者は、呼ぶべき人員と呼ばない人員を巧みに選定しています。

【会議中ステージの症状】
③議長が、ゴールを意識して運営していない
④参加者の多くが無関心で発言しない

→ この症状の原因は、議長の「ファシリテーションスキルの欠如」になります。制限時間内に定めた論点に対する意見を「拡大」し、実現可能なものに「分割」し、行動できるよう「俯瞰」する思考が必要になります。