お悩み・その15
回覧物の管理が面倒くさい

 皆様こんにちは、マイティの高木です。身近なお悩み解決を通じて発明原理を学ぶことで「キャリアのアンチエイジング」を目指すこの連載。本年もよろしくお願い致します。

 では、早速に今回のお悩みを聞いてみましょう。

スマホを使って回覧物を管理

依頼主:「今度の上司、オフィスでの回覧物が今どれくらい回覧されているかをちょくちょくチェックしてくるのです。効率良く答えたいのですが、何かいい方法はありませんか?」

 現在、回覧物の管理はどうされているのですか?

依頼主:「今は普通に回覧者の一覧とチェック欄を設けた紙を回覧物につけて、回覧しています。回覧したら印をつけてもらうので、その紙を見れば誰が読んだか分かる仕組みです。ただ、回覧物がどこにあるか、誰が持っているかも分からないので困ってます。また、毎回その紙を用意したり、手元で管理しておいたりするのも大変です」

 なるほど、では今回はトリーズの発明原理の省力化グループの中から<#28メカニズム代替原理>を使ってみましょう。これは、「接触していたものを、非接触なものに変える」ことによって解決する発明原理です。

 身近なところでは、磁気カードだった社員証が、SuicaやPASMOのような非接触ICカードになったことが挙げられます。スキャンする手間が減ったり、それに伴う装置のメンテナンスが減ったりしていますね。

依頼主:「なるほど、物理的な郵便が、電子メールになったことなどもその1つですか?」

 そうです。そこで今回、回覧の通知を電子メールにしてしまいましょう。

 まず、回覧を知らせる人を対象とした同報メールのアドレスを作ります。所属する課のメーリングリストのアドレスが使えればそれでもいいでしょう。

 次に、そのメールアドレスを送信先として設定、件名には「回覧済」と「回覧物の名称」が自動的に入るパラメータを入れた2次元コードを作ります。