誰もが「指示待ち」の会社ではこの先、生き残れない──。日本茶関連包装資材の製造販売会社、吉村を実父から継いだ橋本久美子社長は、全社員参加型の経営を追求してきた。自律的に考え、行動する社員を育ててきた仕組みの1つが、1人当たりの発言時間を20秒に制限する独特の会議手法だ。

<span class="fontBold">全社員が参加して10月に行われる経営計画発表会。2019年までは200人以上が一堂に会し、数人のグループに分かれて会議を繰り返した。現在はZoomによるオンライン開催に移行</span>(写真:吉村提供)
全社員が参加して10月に行われる経営計画発表会。2019年までは200人以上が一堂に会し、数人のグループに分かれて会議を繰り返した。現在はZoomによるオンライン開催に移行(写真:吉村提供)

<目次>
1.1人の発言時間は20秒 自律型社員生んだ会議改革
2.経営計画発表会を若手がZoomで主導 行動する社員を育てる


 「Zoomって、何ができるの?」

 20年3月、橋本社長は周囲にそう問いかけていた。レクチャーを受けて「これなら使える」と確信し、わずか5日後に迫っていた入社式を急きょ、Zoomを使ってリモートで行うことに決めた。

 この後、社内のコミュニケーションを次々にオンラインに置き換えていった。

<span class="fontBold">初のオンライン経営計画発表会を企画運営した静岡営業部の望月裕氏(画面上)、人財サポート課の伊久美真由香氏(画面下)</span>(写真:都築雅人)
初のオンライン経営計画発表会を企画運営した静岡営業部の望月裕氏(画面上)、人財サポート課の伊久美真由香氏(画面下)(写真:都築雅人)

5分会議をZoomに

 それまで社内で実施していた会議は、参加者が20秒の間に次々発言する意見を、書記が大きな紙に手書きで記録をしていた。

 この会議をZoomに移行する際、最初は書記が自分のパソコンのエクセルの表に意見を書き込み、画面共有で全員が見ていた。だがこれでは、書記役が途中で交代するときに、次の書記の人にエクセルの表を回しにくい。

 そこでエクセルに替えて、複数の人が同時に入力、共有できるグーグルスプレッドシートを使うことにした。書記の役割を回せる上、会議後の「宿題」を各自がここに書き込んだり、会議内容を振り返ったりすることもできる。

 参加人数が多い会議をどうオンラインに切り替えるかはさらなるチャレンジだった。

 吉村では、毎年10月に開かれる経営計画発表会の準備と運営を、入社4年目の社員全員が担うのが慣例になっている。そのキックオフの場が、6月から7月にかけて行われる4年生研修だ。

 昨年の研修時、4年生社員たちは初めての取り組みを前に不安を抱えていた。チームリーダーを務めた静岡営業部提案営業1課の望月裕氏はこう言う。「コロナ禍の1年目で、それまで普通にできていたことがどんどんできなくなっていた。その状況を踏まえて、『そもそも経営計画発表会のニーズとは何なのか』を改めて考え、目的と目標も自分たちで決めた。全社でZoom活用に取り組んでいるから、発表会もZoomを主体にしようとまとまってきた」。

 全社員参加の経営計画発表会でも、ミニ会議が何度も行われる。例えば橋本社長が来期の構想やビジョンを説明した後に、全員が数人ずつのグループに分かれ、今の話について「分かった点」「分からない点」について20秒ずつの発言を繰り返す。ミニ会議で発言するため、誰もがメモを取りながら集中して発表を聞いている。その様子に、転職してきた中途入社の社員の多くが驚くという。会議で上がった「分からない点」には発表した人がその場で回答し、残ったものも発表会終了後にすべて回答する約束だ。

 Zoom上で議題ごとにミニ会議をする際は、ブレイクアウトルームの機能を使うことにした。参加者をグループに分け、それぞれの中で会議ができる機能だ。参加者が自動でグループに割り当てられるようにすればミニ会議のたびにシャッフルされて、いろいろな人と話し合うことができる。
「リアルの発表会では席替えの回数が限られるが、Zoomではものすごくたくさんの人と話ができることがとても新鮮だった」(橋本社長)。

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