上田準二さんの「お悩み相談」。今回は海外駐在の27歳男性。国内拠点の社員と経営陣の意思疎通がリモートワークの影響で取れておらず、議事録作成などにストレスを感じているようです。上田さんは「議事録は情報流通の要。会議のテーマを設定するチャンスにしよう」と助言します。

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悩み:海外の出資会社に駐在しています。リモートワークの環境で国内拠点の社員と経営陣の意思疎通ができておらず、議事録作成がストレスになっています。どうすれば建設的な会話ができるでしょうか。

海外の出資会社に駐在をしている会社員ですが、社長の伝達不足、リモートというのもあって、社長と国内の意思の疎通ができておらず、それらの会議の議事録を提出することがとてもストレスです。もう少し、建設的な会話ができるようになるためにはどうすればいいでしょうか?

(27歳 男性 会社員)

上田準二:27歳で海外駐在か。かなり仕事ができる人からの相談だね。中規模の企業にお勤めのようだから、社長と直接コミュニケーションを取れるでしょう(編集部注:お悩みを投稿いただく際に会社の規模もお尋ねしています)。そうした状況で会議の議事録作成を任された。これはチャンスなんじゃないかな。

小笠原啓(日経ビジネス編集):議事録作成なんて、若手に割り振られる雑用の代名詞のように思えます。後で録音を聞き直して、ミスなく整えればオッケーですよね。

上田:そんな心がけだと出世できないぞ(笑)。議事録の役目は、実際に会議で話し合われたことの記録だけではない。視点を180度転換して、議事録をつくるために会議をリードしていくんだ。

 海外拠点も巻き込んだ会議だと、今のご時世ならZoom(ズーム)などを使ったビデオ会議が主流でしょう。社長に限らず各部門の幹部も同時に参加するだろうから、あなたはかなり若い部類に入るはず。マイクをオフにして黙って聞き役に回る人が多いだろうけど、まずは会議の冒頭でテーマを再確認しよう。越権行為だと考える必要は全くない。議事録作成を任されているんだから、堂々と発言すればいい。

 何度か繰り返せば、社長や幹部のリアクションが見えてくるはずだ。当初はあらかじめ決められた議題の再確認しかできないけど、徐々にあなたが重要だと考えるテーマも会議冒頭の発言に盛り込めるようになる。数カ月もすれば恐らく、「今回のテーマは何だっけ」と社長から聞かれるようになるでしょう。

小笠原:実感のこもった回答ですね。

上田:そりゃそうだよ。僕は1年ぐらい、伊藤忠商事の経営会議の議事録をつくる事務局をやったことがあるんだから。

続きを読む 2/2 議事録は書き直せない、だからこそ「次」につながる

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