上田準二さんの「お悩み相談」。今回は若手社員への指導法で悩む63歳の会社役員から。社内の電話が鳴っていても、積極的に応対しないことに不満があるようです。上田さんは「役員のあなたがまず反省すべきだ」と促します。その理由とは?

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悩み:若手社員が電話を取りません。どうすればよいでしょうか?

 電話が鳴っていても、若い社員はなかなか受話器を取らず、知らんぷりをしているケースが多々ある。積極的に電話が取れるようにするにはどんな方法や指導法がありますか?

(63歳 男性 会社役員)

小笠原啓(日経ビジネス編集):極めてシンプルな相談ですね。45歳の私も若手社員の行動様式に戸惑うことが増えたのですが、還暦を超えるとなおさらなのかもしれません。役員である自分がなぜ、電話を取り次がなければならないのか。ベルが鳴るたびに自問する姿が目に浮かぶようです。

上田準二:このお悩みに対する答えは簡単だね。まずは、役員であるあなたが原因だということを自覚しましょう。年長の役員は会社全体を目配りする立場ですからね。若手に対する基本的な社員教育ができていなかったことを、自分自身が反省しなきゃいけないですよ。

 僕が伊藤忠商事に入ったのは何十年も前だけど、最初に言われたのは「呼び鈴が鳴ったら3回以内に取りなさい」ということ。お客さんを待たせることは絶対にしてはいけないから、目の前の電話は何が何でも取らないといけない。

 プルルと鳴っている受話器を取らずにボケっとしていると、「おい上田、何しているんだ!」と上司や先輩から注意される。「私にかかってくる電話じゃないから」「誰が出るか怖くて仕方ない」なんて言い訳は通用しません。電話が鳴ったら条件反射で受話器を取る。これは社員教育のイロハの「イ」でしょう。

 あなたの会社で若手が電話を取り次がないなら、決して見逃してはなりません。怒るのではなく「○○君、電話が鳴っているよ」と、ことあるごとに注意しましょう。指導するのが役員であるあなたの仕事です。

続きを読む 2/2 意外な盲点はエレベーター

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