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提供:サイボウズ

ITの進化に伴い、働き方が大きく変わってきたはずだが、実感がある人はどれくらいいるだろうか。働き方改革の重要な要素の一つである情報共有を中心にその理由を考えてみる

 働き方改革関連法案の運用が始まって以来、労働時間の見直しと企業成長に欠かせない利益の創出に向け、企業規模問わず様々な企業が対策に取り組んでいる。しかしその実態はどうなのだろうか。

 多くのケースで見受けられるのは長時間労働を是正する取り組みだ。有給奨励日や社内一斉休暇の設置、あるいは残業を禁止するための「強制退社」といった取り組みを行う企業もある。

 一方で、働く時間が短くなっても、企業である以上はきちんと利益を出し事業を成長させなければならない。 限られた時間で今まで以上の成果を出すためには、 無駄な作業を削減し、よりクリエイティブな仕事に集中できるよう、業務の効率化を進める必要があるのだ。

 そんななか、多くの企業では紙とメールを中心とした情報共有がいまだに行われており、生産性が高いとは言えない事象がまだまだ散見される。

 ここで興味深いのが「チームワークあふれる社会を創る」を理念に掲げ、企業の働き方改革の推進をサポートするサイボウズが発表した「ざんねんな情報共有の共感度ランキング」。

ITが成熟し労働環境ははるかに改善できる可能性があるにも関わらず、妙な慣習や非効率な方法で情報共有がうまく進まないケースは多々ある。上記以外の「ざんねんな情報共有」はページ最下部のリンクから

 同社が発表するこのランキング、まさしくその通りと、合点がいく項目は複数あるのではないか。そのほとんどが旧来のツールや企業風土をベースにした事象であることがわかる。一つ一つは些細なことに感じられるが、 実はこれらは、現場から多くの共感を得ているストレス要因の一部だ。経営目線で従業員の無駄な作業時間を削減し、より生産性の高い業務に集中してもらうためには、トップ自らの意識改革と新しい文化の醸成、そしてそのうえで活躍する使い勝手の良い情報共有システムをうまく活用する必要がある。サイボウズが提供する「Garoon(ガルーン)」はまさしくその一手。5,000社240万人を超える導入実績がその信頼性をうかがわせる。日々の業務に欠かせないスケジュール管理機能はもちろんのこと、施設予約、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど、情報共有の基盤として活用できる機能がワンパッケージに集約されており、それらを活用することで、場所や時間にとらわれず、効率的に業務を進められるようになる。複数のツールを使いこなす難易度を考えると非常に親切なシステムといえる。

 社員の生産性を高めようと今多くの企業が情報共有を円滑化させる多種多様なITツールの導入を検討しているが、前述した通り種類が増えれば増えるほど使いこなさなければならない社員の負荷は高まる。これは経営課題の解決ではなく、経営課題を悪化させる一端といえよう。実績が豊富という信頼の裏付けと、自社の各種システムとの連携を考慮して正しいツールを選ぶべきである。いま一緒に働いてくれている従業員がストレスなく、最大限活躍できる機会を提供するために、まずは着手しやすい社内制度や各種ツールなどを見直すことで「ざんねんな情報共有」をなくしてみてはいかがだろうか。

詳しくは
ざんねんな情報共有ずかん

問い合わせ先
サイボウズ ガルーン