12月5日に公開した「総務は1人で十分こなせる」は、読者から様々な反響があった。小さな企業とは言え、クラウドサービスを使いこなすことで、本当にそんなことが可能になるのか。読者からもう少し実情を知りたいという声が多く寄せられた。そこで読者からの代表的な質問に対し、スキャンマンの久保田ゆみえ氏に再び聞いた。

1.1人で総務部門を担っているというが、休みは取れるのか。

久保田:休めます。総務は私1人ですが、私が不在の場合は他の方に仕事をお願いしています。やるべき作業はマニュアルを整備していますし、各業務の進捗も他の人も分かるように「見える化」していますので、大きな問題は起きません。総務は私だけですが、経理担当は別にいますし。

 例えば、アルバイトが現場に到着したかどうかの確認はコミュニケーションツール「ライン」を使っていますが、他の社員もグループに入れています。私が休んだ時は、他の方が声を掛け合い、助け合ってこなしてくれています。

2.久保田さんが会社を辞めると、混乱してしまうのではないか。

久保田:当面は辞めるつもりがないので分かりません(笑)。でも先ほどお話した通り、業務マニュアルはすべてクラウドサービス上にありますし、進捗もほかの社員と共有できています。業務継続がしやすい環境を日頃から整えていますので、混乱することはないと思います。

3.1人に総務業務を任せるなんて、ブラック企業ではないのか。

久保田:いえいえ、とても働きやすい環境です(笑)。普段は、午前10時から午後7時まで(1時間休憩含む)働いています。

 ただ、普段はほとんど残業はしませんが、年末は残業する日もあります。総務の事務作業で残っていることはなく、お客様からの依頼を遅延させないために直接部門のお手伝いをするためです。年末年始は案件が増えるため、どうしても残業が発生していまいます。が、それほど遅くにはなりません。夏休みも年末年始もしっかり休んでいます。

4.直接部門の社員がデータ入力を行うなど協力的な雰囲気はどのように作られたのか。

久保田:社員数がまだ少なくてコミュニケーションが円滑に取れやすいことがそれを可能にしているのかもしれません。データ入力も皆さん積極的に入力してくれます。これからも、もっともっと効率的に総務業務をこなす方法がないか模索しながら、直接部門の方も、自分自身も楽しく快適に働ける環境を作っていきたいです。

読者からの質問に答えるスキャンマンの久保田ゆみえ氏