総務は1人で十分こなせる

　間接部門が仕事の“邪魔”をする──。そんな不満を持つ直接部門の社員が増えている。実情に合わないルールを導入する一方、形骸化した古い仕組みは固守しようとする。

　「存在意義を守るため、無理に仕事を作っている」。これが多くの直接部門社員の見立てだ。

　過去を振り返って見ても、間接部門は企業の要であるにもかかわらず「コストアップ要因」と見なされることが多かった。では間接部門をどこまでスリム化することが可能なのか。基幹システムを販売するスマイルワークス（東京・千代田）の坂本恒之社長は「クラウドを駆使すれば大企業でも1人で十分こなせる。できない理由があるとすれば、仕組みの問題ではなく、部門の既得権益だろう」とみる。

　この考えを実践している企業がある。スキャンマン（杉本勝男社長）という会社だ。アルバイトを含め50人のメンバーがいる企業で、この会社の総務部門は久保田ゆみえ氏しかいない。電話の取次から案件管理まで何でもこなす。

　こんな芸当が可能なのは10のクラウドサービスを使いこなしているからだ。中小企業の総務の仕事は多岐にわたるが、久保田氏の場合、大別すると次の8つの作業が中心で、それぞれクラウドを使いこなし、たった1人で業務を遂行する。以下、具体的に見ていこう。

①社外文書作成（請求書、見積書、納品書など）
⇒Misoca「Misoca」使用（直接部門がデータ入力すれば、書面作成から郵送まで代行）

②経費精算
⇒グーグル「Googleスプレッドシート」使用（直接部門が基本データを入力すれば、自動計算・処理）

③社員教育
⇒スタディスト「Teachme Biz」使用（業務用マニュアルの編集代行）

④電話応対
⇒NTTコミュニケーションズ「050plus」使用（スマートフォンを設定すれば、どこにいても代表電話が取れる）

⑤契約書のリーガルチェック
⇒弁護士ドットコム「クラウドサイン」使用（契約の締結や管理を代行）

⑥労務管理・勤怠管理
⇒LINE「LINE」使用（アルバイトの勤務希望や出勤管理はLINEで集約）

⑦出入金管理
⇒ネットプロテクションズ「NP後払い」使用（債権管理代行）

⑧業務報告書、日報管理
⇒グーグル「Googleドキュメント」使用（直接部門が書き込み経営陣が直接閲覧）

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