会議は「3つ」に分けて、人選する

 会議「前」ステージで最初に考えるべきは、「誰を呼ぶか」に尽きる。それは言い換えれば、誰を呼ばないかだ。そのためには、「会議」の性質を理解しておかねばならない。その性質別に人選が異なってくるからだ。

 会議の性質は多々ありそうだが、実はたった3種類しかない。

 会議には、3つの目的別種類、すなわち「決定会議」、「拡大会議」、「共有会議」がある。その種類ごとに、人員を絞り込むのだ。

 それぞれ3種類の会議を説明しよう。

「決定」会議

 この会議の目的は、「可決(OK)」か「否決(NG)」。そのため、決裁権者を中心に招集しなければならない。逆に、権限を持たない非決裁者は呼ぶだけムダになるので、ここは声をかけない。

  • ―呼ぶ人員:決裁者、プレゼンター、ご意見番など。
  • ―呼ばない人員:非決裁者、平社員。
「拡大」会議

 この会議の目的は、発想の拡大や飛躍。年次にかかわらず発想力がある人を選んでいこう。男性ばかりの「拡大」会議であれば、1人女性を入れると発想力が格段に飛躍できる。逆に、決裁者はアイディアを殺してしまいかねないので、呼ばない方が賢明だ。

  • ―呼ぶ人員:専門家、アイディアマン、異性。
  • ―呼ばない人員:批判家、超現実主義者、決裁者。
「共有」会議

 この会議の目的は、「意思伝達」。メールでも対応できるが、楽天グループの事例のように、対面する場合は、抜け漏れに注意していく。

  • ―呼ぶ人員:関連者全員。絶対に抜け漏れがないようにする。
  • ―呼ばない人員:部外者。

 このように、会議の目的種類別に、人選をする。しかし、これは言うほど簡単ではない。

 なぜなら、「一応、呼んだ方がいい人」が存在するからだ。形式上呼んだ方がいい彼らを「一応君(いちおうくん)」と名付けてみよう。対して、会議に必要な人は「必要君(ひつようくん)」だ。

 会議というのは、最少人数の「必要君」で構成された方がうまく運営できる。なぜなら、意見が活性化しやすく、論点もズレにくいからだ。

 しかし、「一応君」で会議の人数が増大すれば、意見が活性化しないばかりか、論点も「枝」に流れやすく、時間もかかり効率もガタ落ちしてしまう。

 そんな時、会議を招集する議長はどうすればいいのだろうか。

 答えは、「目的に応じて適切な人を呼ぶ」でいい。

 もっと言えば、「目的を遂行できる人を呼ぶ」でいい。

 いや、もっともっと言えば、「好きな人を呼ぶ」でいい。

 いやいや、もっともっと言えば、「キライな人を呼ばない」でいい。

 ただ、呼ばれなかった「一応君」は気分を害することになる。「一応君」は、形式的に必要とされたいため、「仲間はずれ」を嫌がるからだ。呼びたくない「一応君」へは、どう対策すべきか。