「会議後」は、わずかな執念を燃やせ

 最後が、「会議後」にありがちな状況と要因だ。

 次の行動につながるようタスク化されていない

 会議終了後に、“Next Step(次の役割分担)”を決めて解散しているだろうか。

 会議で議論した成果は、参加者の誰かが行動することによって初めて「成果」が「行動化」していく。そのためにタスク化が必要になるが、大げさなものではなくたった3つだけを取り決めておけばいい。

 「タスク(行動内容)」「担当者」「期日」の3つを1行ごとに決めて、参加者と共有さえできればいい。このひと 手間を行わないために、せっかくの「成果」が「行動化」されないケースのなんと多いことか。実にもったいない。

議事録が会議当日に配布されない

 会議を行うということは、参加者の時間を奪うこと。参加者の時間を奪ってまで行う会議には、成果が求められる。

 3つの会議の目的に照らすと、何が「決定」されたのか。何が「共有」されたのか。何が「拡大」されたのか。それらの成果が記録されたのが議事録だ。日付、参加者、場所が記されただけでは、議事録にはならない。目的に対してのゴール(成果)が記録されて、はじめて議事録になる。

 その議事録は、会議当日に配布されていないとまったく意味がない。なぜなら、会議を仕切る議長であろうが、参加者であろうが、会議終了後に会議室を1歩でも踏み出した途端、次の仕事が待っているので、会議内容が忘却の彼方に押し流されてしまうからだ。

 これら2点に該当する人には、次のような欠落要素がある。

次の行動につながるようタスク化されていない
議事録が会議当日に配布されない

 この症状の要因は、「執念の欠如」だ。会議は他人の力を借りる場。借りたお金は返すように、借りた力は会議の成果を行動化することで、参加者に還元される。そのためには、「執念」をもって、会議の成果を行動化することが肝要になる。

 会議を構成する「会議前」「会議中」「会議後」におけるうまくいかない運営の要因として、3つの「欠如」を挙げた。すなわち、「逆算力の欠如」、「ファシリテーションスキルの欠如」、「執念の欠如」の3つである。

 これら欠如している要素を埋めていくことが、うまくいく会議運営に求められる。
では、どうやってこれらの欠如を補っていくべきだろうか。
そのための対策は、実は「紙1枚」にまとまっている。
次回は、その1枚ノウハウを紹介しよう。

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