「ケリつける会議」で組織を変えろ！

　会議のやり方を変えるだけで組織の雰囲気が大きく変わることがあります。

　会議の細かいやり方を修正するのではありません。毎回の会議で意識すべきことを少し変えるだけで会議が激変します。

　柳本課長と小鹿コンサルタントとの会話を読んでください。

○柳本課長：「小鹿さん、また社長が怒っています」

●小鹿コンサルタント：「今度はどうしたのですか」

○柳本課長：「会議中に怒鳴り散らすのですから、まいりました。今日はよほど虫の居所が悪かったのでしょう」

●小鹿コンサルタント：「そうかもしれませんが、理由もなく怒鳴り散らす人ではないでしょう。何の会議だったのですか」

○柳本課長：「当社のサービスをビデオで紹介する企画の検討会議です」

●小鹿コンサルタント：「へえ。初めて知りました」

○柳本課長：「2分や3分程度のプロモーション動画を作ろうという話になりまして」

●小鹿コンサルタント：「動画はいいですよね。うまく作ると、これまで興味を持たなかったお客様を振り向かせることもできるでしょう」

○柳本課長：「そうですか、やはり」

●小鹿コンサルタント：「私のクライアントで動画を使った販促をしているところは何社もあります。御社の場合でしたら、予材コンバージョン率を上げるのに役立つでしょう」

○柳本課長：「社長がしきりに言っている予材管理に関係するのですか」

●小鹿コンサルタント：「予材管理は予め営業の材料を目標額の2倍程度仕込んでおくものです。ただし、目標の2倍の予材があったのに目標を達成できないことがあります。それぞれの予材が実際の商談になり、受注する確率が低かったわけです。つまりコンバージョン率が低い」

○柳本課長：「動画なんかで率がよくなるのですか」

●小鹿コンサルタント：「トークがうまくない営業にとって、分かりやすい動画は手助けになります。事前に見ておいてもらえれば商談を進めやすくなります。ただし業界を選びますが。それで社長はなぜ怒ったのですか」

半年会議をしたのに立ち消えに

○柳本課長：「プロモーション動画を作ろうという話が出たのは今年の3月でした。それから関係者が集まって会議をやってきたのですが……」

●小鹿コンサルタント：「半年以上も会議をしてきたのですか」

○柳本課長：「ですが、まあ、いつもの感じで……」

●小鹿コンサルタント：「いつもの感じって何ですか」

○柳本課長：「小鹿さん、わかるじゃないですか」

●小鹿コンサルタント：「わかりません」

○柳本課長：「ですから……。半年経ってみたら、いつのまにか立ち消えになっていたということです」

●小鹿コンサルタント：「ははあ、動画の件はどうなっている、と社長が言い出して会議を開くことになり、そこに社長も出た、というわけですね」

○柳本課長：「その通りです。白黒をはっきりさせたがるじゃないですか、うちの社長って」

●小鹿コンサルタント：「当然です。曖昧にしておいて気にならない性分だったら社長失格です」

○柳本課長：「責任者の営業部長はボコボコにされていました」

●小鹿コンサルタント：「ボコボコに？　うやむやにしていただけではなかったということですか」

○柳本課長：「わかりましたか」

●小鹿コンサルタント：「他の原因がなければボコボコにするところまでいかないでしょう」

○柳本課長：「実は……会議を始めてしばらくして営業部長が『そもそもなぜプロモーション動画を作ろうという話になったのだっけ』と言ったのです」

●小鹿コンサルタント：「それはまずかったですね」

○柳本課長：「はい。部長の一言を聞いたとたん、社長の顔が赤くなりました」

「そもそもこれって、どうしてやるの」は禁句

●小鹿コンサルタント：「一度社内でオーソライズされていることなのに、『そもそもこれって、どうしてやるのでしたっけ』と言い出す。そういう発言を聞くと頭に来ると社長はよく仰っています」

○柳本課長：「しかも営業部長が言い始めたのですから」

●小鹿コンサルタント：「それからどうなったのですか」

○柳本課長：「出席者が『なぜプロモーション動画が必要なのか』について議論を始めたのです。そんな話は今年の3月に終わっていたはずなのに」

●小鹿コンサルタント：「……」

○柳本課長：「会議に出席していた課長たちも、動画が必要な理由がわからなくなったようで『確かに本当は必要ないかも』とか『どうせならもっと別の販促手段のほうが』とか『そんなものに金をかけるなら別のやり方を探そう』とか言い始めました」

●小鹿コンサルタント：「その場にいなくてもイライラしてくる流れですね。それで社長が爆発したと」

○柳本課長：「いえ、我慢されていたようです。とはいえ私はいつ爆発するかと心配で何も発言できませんでした」

●小鹿コンサルタント：「でしょうね」

○柳本課長：「結局30分ぐらい、あーでもないこーでもないと言い合ったあげく、『議論が煮詰まったからこのくらいにしよう。おいおい意見交換をしていくことで』なんて部長が言ったのです」

●小鹿コンサルタント：「30分間、燃料を念入りにまいて、最後にマッチをすったようなものですね」

○柳本課長：「両手で机を叩きました、いきなり」

●小鹿コンサルタント：「想像できます」

○柳本課長：「そこから先はもうおわかりと思います」

●小鹿コンサルタント：「後の祭りですが防ぐことはできたはずです。常に『ケリ』をつけてほしい。社長がこう思っていることを理解しておけば」

○柳本課長：「ケリですか。議論の決着をつけてほしいということですね」

●小鹿コンサルタント：「そうです。会議で議論をしたら常に『ケリ』をつける。出席者がそういう意識を持つことです。煮詰まったからまた今度、なんてやっていると、いつまで経っても話が前に進みません。そうやって3月から半年以上、だらだらやってきたから立ち消えになったのでしょう」

○柳本課長：「耳が痛いです。話が前に進まないので、参加者はやる気がなくなってきますし、会議の頻度も減っていきます」

●小鹿コンサルタント：「そうやっていたずらに時間を浪費していると、必ず出てくるのが『そもそも何の話だったっけ』という発言です」

○柳本課長：「毎度の会議で『ケリ』をつけてこなかったから、その『ツケ』がまわってきたわけですね」

●小鹿コンサルタント：「ケリをつけなかったからツケがまわってきた。なかなかうまい表現ですね」

○柳本課長：「感心している場合ですか。小鹿さん、なんとかしてください。社長は『もうお前らに期待しない』と怒鳴って会議室を出ていきました」

●小鹿コンサルタント：「わかりました。社長と話します。やはりプロモーション動画を製作するとなったら、今度は毎回毎回の会議でケリをつけ、スピーディに進めてもらいます」

ケリをつける習慣を

　何度も集まり、しかも長い時間、会議に拘束されているのに、いっこうに前に進まないことがあります。

　「あれをやりたいね」「こういうことができたらいいね」「どうしてこういう問題が起こるのかな」「こうすればいいのに」「誰かやってくれる人はいないだろうか」……。

　いろいろな意見や発言は出るのですが、誰もまとめようとしない。具体的な解決策や行動計画にまで落とし込むこともしない。

　一つひとつの議論に「ケリ」をつける習慣がないとそうなります。常に「ケリ」をつけていきましょう。会議が進むだけでなく、組織の動きも良くなります。