メールを「二度見」してるから君はダメなんだ

●熊岡課長：「どうすればいいのですか」

○鷲沢社長：「返信しながら読む」

●熊岡課長：「え……？」

○鷲沢社長：「メールを開けたら、すぐ返信ボタンを押す。メールの文章と対話をするようにして、返信を書いていく」

●熊岡課長：「メールを全部読む前から返信を書くのですか」

○鷲沢社長：「そのほうが早くメールを返すことができるからな。『お世話になっております』でもいい。まずは書く。何も書かずに閉じるから、二度見や三度見が必要になる」

●熊岡課長：「すべてのメールに返信を書くと、かえって効率が悪いじゃないですか」

○鷲沢社長：「慌てるな。君は毎朝、30通メールを受け取ると言った。返信を書かなければならないメールがどれか分からないのか」

●熊岡課長：「そうですね、差出人とタイトルを見れば予想はつきます」

○鷲沢社長：「だろう。それが判断できれば、"無駄撃ち"は避けられる。読むべきメールだけをピックアップして、いきなり返信を書き始めればいい」

●熊岡課長：「急いで返信しなくてよさそうなメールはどうすればいいのですか」

○鷲沢社長：「フラグを立てるなりして忘れないようにし、時間があるときに読めばいい。時系列に従って順にメールを読む必要はない。とにかく『二度見』は止めたまえ。『1回しか見ない』と誓えば、一気に時間を短縮できる」

●熊岡課長：「やってみます」

メール処理にもルールが必要

　たかがメール、されどメールです。

　数十通を超えるメールを毎日処理する経営者や管理者の方々には、あるルールを持ってメールに対処することを強くお勧めします。

　無計画にメールを見たり、気分で返信を書いたり書かなかったりしていると、それだけで一日が終わってしまいかねないからです。

　お薦めするのは今回ご紹介した、「メールを二度見しない」というルールです。「読んでから返信する」のではなく「返信しながら読む」という癖を付けると見違えるようにメール処理が速くなります。ぜひお試しください。