本来、司会役がファシリテーターとして、会議の目的に合う方向に議論を広げてまとめ、合意形成に至るよう取り仕切るもの。ついでに、タイムキーパーの役割もしっかり果たす。しかしこれができる社員がなかなかいなくて、ムダに会議が長引いていました。

 私が社長になり、最初にしたのは「ココがヘンだよエステーさん」リストの棚卸し。そして早速、会議の改善に乗り出しました。

成功事例は手短に

 いきなり上手なファシリテーターは育ちませんから、まず司会役になり得る社員にこう伝えました。資料は事前に参加メンバーに送り、目を通しておくよう指示すること。そうすれば、冒頭の報告を省くことができます。

 議案の書き方にも注文を付けました。「〇〇について」ではダメ。「〇〇が〇〇になっている要因と今後の対策について」といった形に改めてもらいました。例えば、「新製品の現状について」はNG。「新製品の売り上げが目標の80%になっている要因と今後の対策について」ならOKです。

 狙いは、この会議で何を達成しようとしているかを明確にすること。段取りよく会議を進めるには、目的の共有が不可欠です。

 議事録の書き方も、単に誰がどんな発言をしたかを記録するのではなく、この会議で何を決めたのか、持ち越した課題は何なのかを記述するように指示しました。

 長引きやすい成果報告には、さらなる策を打ちました。「会議では自分の成功事例の説明は不要です。その代わりに、報告したい人は会議の前に書面にして、私に送ってください。きちんと読み込んで、会議が始まったら私が簡略に紹介し、賞賛しますから」。