話す順番を「フォーマット」化、自分の意見は最後に

 わが社は落ちこぼれ集団ゆえ、「重要な順」といってもそれがよくわかっていない管理職がいます。そこで、話す順番についても「フォーマット」化により具体的に決めています。

 まず最初、第1に数字です。今月の担当支店の売上高はどうだったとか、利益率はこう変動したとかいったことですね。2がお客様情報。お客様にこんなことをいわれたとか、最近はこんな商品・サービスが好評だといった情報です。3がライバル情報。どこそこでライバルの新規店舗がオープンするとか、あの地区ではお客様を奪われたとかいった話です。4に取引先情報。仕入先や業務委託先ではこんなことになっている…云々と。そして最後に5、自分の意見です。

 「自分の意見」が最後になっていることに注目してください。わが社にとって、社員個々人の意見は、プライオリティとしては低い。そんなものは、おおむね裏付けのないヤマカンだったりするからです。ところが多くの会社はこれを1に持ってくる。すると、みんなたくさんしゃべりたがる。自分の意見や考えを述べるのはちょっとした快感ですからね。だから会議の収拾がつかなくなるのです。

制限時間から「こぼれた」議題は無視していい

 会社にとって一番重要な情報とは「数字」、これ以外にはないのですから、会議は数字を最重要視したものにする。もっといえば、会議は「意見」ではなく「数字」を中心にすることで自動的に効率化します。

 もしかしたらあなたは、発言の時間を制限することに不安があるかもしれません。だとすればそれは「すべての議題は審議が尽くされなければならない」という先入観があるからでしょう。しかし制限時間から「こぼれた」議題などは無視していい。なぜならば、そんなものを相手にしたところで得られる成果など知れたものだからです。これはこの連載で前回述べた『「面倒なことは後回し」が正しい』とも通底することです。

 年の瀬も近くなってますますせわしなくなり、今月は会議の類を持つ機会も増えるでしょう。本稿ここまで私が縷々(るる)述べてきたことをあなたは是非とも心に留めて、少しずつ会議の改革に取り組んでみてください。

(構成:諏訪 弘)

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