利益を生まない会議は「本来の仕事」ではない
わが社は毎日、早朝勉強会を実施していたりと、伝統的に「早起き」の文化がある会社です。だから、始業前の会議も容易にできますが、もし本稿をお読みのあなたのところがそうでなければ、これはなかなか難しいことではあるかもしれません。だとしても、外部からの連絡の増える日（月初・月末・五十日［ごとうび＝毎月5日・10日・15日・20日・25日・30日］など）や時間帯を避けて会議を行うなどの工夫をする余地はあります。
会議中に電話がかかってきて、どうしても出られないような場合は、「○○はただいま外出中です。帰社し次第、折り返しさせます」とお伝えして、会議中であることをお客様にさとられないようにする配慮もすべきです。まず大部分のお客様は「会議中なら仕方がない」とは思ってくださるはずですが、中には「俺の用件より会議の方が大事なのか」と立腹なさる方もいます。
会議は、それ自体で利益を生み出すものではありません（会議で確認・共有されたことを「実行して」、ようやく利益が生まれます）。ということは、会議は本来的な意味では仕事ではない。仕事ではないものに貴重な時間を割くのですから、とことんまで効率化しておく必要があります。
1人当たり発言時間も制限、終了時間は最初に決めておく
「効率化」って、具体的には？ これは私もいろいろと試行錯誤しましたが、定型化するのが一番という結論に至りました。つまり、あらかじめ「フォーマット」を決めておいて、それに則って粛々と会議を進めます。
最初に決めておくべきは、会議を終える時間です。多くの会社は、会議を始める時間は決めますが、なぜか終わる時間は決めません。これはまったくよろしくない。「何時間でもできる」と思うと気持ちが弛緩して、無駄の多い会議になります。これでは会議の効率化など望みようもない。この会議は○○時に終えると決めたら、議題が残っていようがいまいが、断固として終了させる。そういう気構えを持つことが重要です。
会議を終える時間が決まると、自動的に1人当たりの持ち時間（発言できる時間）が決まります。わが社の場合ですと、役職や状況によっても異なりますがだいたい1人当たり3分～5分くらい。ちゃんとタイマーを置いて計測し、持ち時間を超えての発言は絶対に許しません。このため会議の出席者は、重要な順に報告を上げるルールが定着しています。
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