それとからめて、仕事の管理を徹底するためには何を「見える化」しなくてはいけないのかを説明しましょう。まず最低限必要なのは以下の2つです。ひとつは「仕事のタイトルの見える化」です。グループウェアなり模造紙なりで自分や部下の仕事を管理する際には、必ずひとつひとつの仕事に分かりやすいタイトルを明記してください。

 一つひとつのタイトルは、具体的にする。単に「お客様訪問」とするよりは「○○地区のお客様訪問」としたほうがいいし、「商談」よりは「××の件に関してA社部長と打ち合わせ」とするほうがいい。新聞のTV欄を思い出してください。「プロ野球ナイター・巨人×阪神」とか「○○ニュース・××特集」とか、一目で放送内容が分かるようになっています。仕事の管理もそれと同じです。一見して仕事内容が分かるようにしておかないと管理などできません。

あなたは部下に「その仕事は止めろ」といわなくてはならない

 もうひとつは「時間の見える化」です。仕事を始める時間と終える時間を決めておく。普通の管理職は、仕事を始める時間は決めますが、終わる時間は決めない。だから部下はいつまでもだらだらと仕事をしてしまう。あなたは、部下があらかじめ決めておいた時間を過ぎても仕事が終わらないなら、はっきりと「時間切れだ。それはもう止めなさい」と指示しなくてはならない立場にいます。しかしこういうことができる管理職はいまだに少数派です。

 あなたにも学生時代に一夜漬けで試験勉強をした経験がおありでしょう。「明日はテストだ」「進級がかかっている」と思うといつもの怠け癖もどこへやら、素晴らしい集中力を発揮して、それなりの点数を取ったはず。仕事もそれは同じです。仕事に「締め切り」が決まっていないと社員はいつまでもやる気を出しません。

 「この仕事は完遂するまでやる」。これは言葉だけ見ると素晴らしいように思えますが、実はそれが一番仕事の効率を下げ、質も落とす考え方です。真面目で熱心な管理職ほどそういう傾向があるため、あなたは是非とも気を付けてください。時間は有限です。その限られた時間の中でベストを尽くす。これが仕事のルールです。「完遂するまでやる」は芸術家に任せて下さい。

(構成:諏訪 弘)

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