指示したことが実行されていないのに、それをそのまま放置しておいてはならない。(写真:PIXTA)

「口頭で指示する」のは危険を伴う

 ひとつ質問をしてみます。「あなたは部下に業務上の指示をするとき、どんな形で伝えているでしょうか」。そう問うと、まず大部分のかたは「口頭で伝える」とお答えになる。──そんなこと当たり前じゃないか。いったいなにが悪いんだ。あなたはそう思うかもしれない。それはあなたが優秀な管理職だからです。

 ここに誤謬が発生します。あなたは優秀でしょう。しかし、その指示を受けるあなたの部下はどうですか。もちろん優秀な人はいるでしょうが、「それなり」の人材も多いはずです。

 この「それなり」の人材にとって、たった一度の口頭の指示だけで仕事を達成することは難しいもの。悪意があって仕事を怠けるわけではない、単純に「覚え切れない」のです。またあなたとて、煩雑な日常業務の中で、すべての指示を覚えておくことはほぼ不可能。あなたが口頭で指示をしている限り、その何割かは常に実行されないことになる。

 指示したことが実行されないのにそれを放置しておくことは、「忙しければ、上司の指示はやらなくてもいい」といっているのと同じです。それでは組織は立ち行きません。つまり部下に指示を下すときは、「いつ、だれに、なにを、どう」指示したのか、そしてその指示はきちんと実行されたのか、こうしたことを記録し、確認する仕組みが必要です。

指示と報告にITを使えば時間・場所に縛られず管理ができる

 では、どうしたらいいのか。

 もう40年近くも前、私が武蔵野(当時は日本サービス・マーチャンダイザーという社名でしたが)の部長をしていたころ、私は部下に仕事を命ずる際は市販の「発注書」を使っていました。「これをしなさい」と書いて渡しました。部下は仕事を終えると、「納品書」に「終了」と書いて私に返す。私は毎週日曜日に発注書と納品書とを突き合わせ、納品が遅れている者には翌月曜日に「早くやりなさい」と新たに「請求書」を出していました。通常、請求書は納品する側が出すものですが、私は逆でした。