華僑は忙しくてもスケジュールがゆるい

　書店に並ぶスケジュール術や手帳術の本の豊富さを見る限り、それだけ多くの人がこの分野で困っていることが分かります。すき間時間の有効活用などさまざまな切り口がありますが、どんなことを試してもうまくいかず、次々と新しい方法に手を出しているような人も多く見られます（かつて私自身もその1人でした）。

　なぜうまくいかないのか？　人によって脳のタイプが違うというのもありますが、もっとシンプルに考えれば「突発事項があるのが仕事だから」だということになります。そして、この突発事項には、意外と大きなチャンスが潜んでいるもので、そのときに外せない用事が入っていれば、悔しい思いをすることになります。

　突発事項と聞くとネガティブな印象を持つ方もいらっしゃるかもしれません。しかし、突発事項＝想定外の出来事＝レベルアップのチャンス、という図式で考えることができます。

　想定内の仕事はいわゆるルーチンと呼ばれるものです。ルーチンを毎日続けていても、それがいくら「真面目」に取り組んでいるからといって、「できるやつ」という評価を得るのは難しい。ルーチンから抜け出すためにはレベルアップする必要があるのです。

　レベルアップするには、突発事項に慣れていく必要があります。慣れていくことは誰にでも簡単にできるはず。慣れて簡単にできることが増えれば、それだけあらゆるものごとをスピードアップしてこなせる術を身に付けることができる、と考えられます。

　逆説的に考えれば、想定外の出来事が訪れるのを「待つ」ということがスケジュールを制する、ということにほかなりません。

　そう、ビジネスが上手くいくスケジュール術とは突き詰めれば「スケジュールを埋めないこと」。重要人物から急に声がかかった時、いつでも時間を作れるようにいかに空白欄をつくるかが肝になるのです。

華僑は忙しくても予定を埋めない

「理屈は分かるが現実的にどう考えても無理」

　そういう声が方々から聞こえてきそうですが、華僑は忙しい会社員であっても実現しています。

　その秘訣は、「ゆるアポ」。時間を動かしてもあまり問題のない用件は、きっちりとした約束をせず遅れることがある、変更をお願いすることがあると伝えて、ゆるいアポにしておく。出来る限りゆるアポにしておくことで突発的なチャンスを逃さないようにしているのです。

　スケジュールをパンパンに詰め込んでいるとそのうち、プライベートな時間にまで侵食してきます。例えば、就業時間中に家族の誰かが緊急入院をした、その時、キチキチにスケジュールを埋めていれば、様々な人に迷惑をかけるのみならず、信用も同時に失い、急用から帰社してもパンパンに詰め込んでいたスケジュールの穴埋めのための活動から入る、という悲惨な状態が待っています。当然、時間内に終わらないので想定外の残業が発生。その疲れがたまり、翌日もそれを引きずり、仕事の能率が上がりません。

　スケジュールに余裕があると、突発事項が起きても、それを待ち構える時間管理にあらかじめなっているので、待ってましたとばかりに颯爽と登場。どこに登場してもタイムリーなので、その場の話も速やかなものになります。

　華僑及び中国人はそもそもスケジュール帳を使わない人が多くいます。記憶力が抜群に良くアポイントやタスクを忘れないから必要がないというのもありますが、友だちとの約束や社内の小さな会議などは、たとえ忘れたとしても許してもらえるだけの信頼を築いています（後できちんとフォローする、仕事であればきちんと結果を出す等）。

　ITが普及している会社に勤めていて上司や部下とスケジュールをネット上などに共有している方であれば、ゆるアポ時間帯は、「書類作成」「プレゼン準備」などと書き込んでおけばいいでしょう。書類作成やプレゼン準備などにしておけば、暇ではないことが伝わります。そして、大事なことがあれば、それらより優先してあなたに依頼を出しやすい状況となります。

　ITが普及しておらず、アナログ方式の会社であれば、机の上のカレンダーに「●時から●時まで書類作成タイム」と他の人から見ても分かるように書いておけばいいですね。

　契約などがその日に発生するような絶対的な約束ではないお客さんとのアポイントも「ものは言いよう」です。アポイントをとるときに、

「その日は、以前から決まっている社内会議ですが、なんとか●時から●時までにお伺いできるように調整してみます。万が一ですが、調整できない時は誠に申し訳ございませんが、別日程にさせていただいてもよろしいでしょうか？」

と付け加えるようにするだけでゆるアポの完成です。

　インターネットの普及でビジネスのスピードは年々早くなっています。だからこそのチャンスを逃さないためのゆるアポなのです。

決めた人以外の電話は無視

　せっかくゆるアポでスケジュール帳をつくることができても、思ったように時間を使わせてくれないのが電話です。

　まず、電話というものを機械として考えてみましょう。電話は、受けたい人が「電話をかけてもらう」ための機械ではありません。電話をかけたい人が、相手にかけるための機械です。かかってきた電話を必ずとらないといけない、というルールはどこにも存在しません。コールバックさえすれば、居留守にはなりません。

　ですが、すべての電話にでない、というのではチャンスを逃しかねません。最近の電話は発信者によって着信音が変えられます。あるグループの人たちの着信音を変えるのも、もちろん可能ですし、日々、その日のタスクによって着信音の設定をすることもできます。

　例えば、今日はお客さんのBさんと上司のA課長以外の電話はでないでおこう、と決めたとします。そうなれば、やることは1つです。BさんとA課長の着信音だけ変えて、それ以外は決めた時間以外、「でない、見ない、行かない」の3ない運動の実行です。

　そういう勝手なことをするから中国人は困る、と思われがちですが短絡的に否定するのは損。目的を達成するための合理的手段としてできる範囲でクレバーに応用してみることをお薦めします。

　電話にでない、というのは華僑特有というものではなく、アメリカの多くのホワイトカラーも同じような電話術を使っています。小手先のスケジュール術よりも、成果を実感できることは間違いないでしょう。

ゆるアポで家庭の危機も回避

　具体例を見てみましょう。広告代理店の営業部に所属しているFさんは、どう自分の予定をスケジューリングすればいいか、いかに効率的に仕事を回せばいいか、いつも頭を悩ませていました。

　というのも、ここ1年は土曜日出勤が当たり前、日曜日さえも翌週の仕事のことが頭から離れず、疲労感が抜けないのが日常化。さらに、4年前に結婚した奥さんとの会話も、朝に顔を合わせたときと寝るときの挨拶くらいしかなく、何となく家に居場所がないのを感じ始めていたからです。

　Fさんの日常はというと、午前はクライアントとの打ち合わせや営業活動、お昼ご飯をとる間もなく、午後からはコピーライターやデザイナーとの打ち合わせが夜の20時くらいまで。20時からやっと自分の時間になるのですが、メールチェックやそれらに対しての返信作業が終われば、退社が23時を過ぎることも少なくありません。当然、上司や同僚、クライアントとの夜の会食をおざなりにすることも。

　キッチリと物事を進めたい性格のFさんの手帳は、朝から夜までアポイントでぎっしり、それをこなすのも大変な状況なのに、携帯電話はジャンジャン鳴ります。鳴れば出るもの、という電話に対しての意識があるFさんは「この電話は長引くぞ」と分かってはいるものの、「はい、もしもし」とやってしまう、そうこうしているうちに次のアポイントの時間に、というサイクルにはまりこんでしまっているので、たまった仕事を補うための土曜日出勤が常態化していました。

　これを続けていたら、心身の疲れがたまるばかりか仕事もたまる一方で、頑張って働いても評価があがらないだろうと焦りを感じていました。奥さんとの関係も悪くなると不安を増幅させていました。

　このままでは駄目だ。意を決したFさんは、ゆるアポの導入を決意。

　午前中に行っていたクライアントとの打ち合わせや営業活動のアポを「●時」とせず、「午前中」と決めました。午後の打ち合わせも「●時から●時の間でお願いします。具体的時間はお昼前にご連絡します」に変更。スケジューリング帳を何度も眺めてみていて、16時になぜかいつも30分程度時間が空いているのを発見。この時間に集中的に電話をかけることに決め、それ以外の時間に鳴る電話には出ない、というのを自分の中でルール化しました。

　ここでFさんが素晴らしかったのは、締め切り前のクライアントからの電話だけは着信音を変えたことです。こうすることで、安心して電話を放置しながら、至急な仕事には対応できるようにしておきました。ゆるアポによるスケジュール管理を導入してから2週間後、不思議なことに帰宅時間が21時に。1カ月後には土曜日出勤はなくなったとのことです。

　以前のFさんのように、「このままではいけない」と思いながらも今までのスケジュール管理を続けている人は多いのでないでしょうか？　ゆるアポを導入することで、「今すぐ」案件の人から、「いつでも連絡がとれる」と評判があがります。

ゆるアポは部下にも余裕ができる

　次はゆるアポを取り入れることで、部下の仕事まで効率アップした具体例を紹介します。

　機械メーカーの製造管理部に所属するRさんは部下を5人持つ課長です。前回の辞令で課長を拝命したRさんは最初のうちは喜んでいたものの、今までの係長時代と違って、部下の業績が自分の査定の大半を占めるという初めての経験に戸惑い始めていました。

　Rさんは今まで、じっくりと自分で考えたうえで的確な報連相を上司に行い、そしてその結果、高評価を得てきました。Rさんは課長となり、社外との接触がなくなりましたが、部下5人にそれぞれに部下がいたり、外注先が違ったり、自社工場の担当をしていたり、と知っておかなくてはならない範囲がとても広くなりました。

　また課長の仕事は、部下の育成だけではありません。他部署との連携や課長会議、部長、役員への提案など多岐にわたります。

　報連相の大切さは自分の経験から痛いほど分かっています。適宜5人の部下とは情報を共有したい。ですが、それらをこなすのは非常に難しい上に、自分の時間がほとんどなくなってしまいます。かといって、日報の提出の義務化などをすると、部下の残業を増やすし、それに目を通す自分の時間も多くとられる。そういった悪循環に陥るのが目に見えていたので、どうしたものか、と頭を悩ませていました。理想は1人ひとりについて「1案件ごとに、その場でフィードバック」することですが、現実的ではありません。

　そこでゆるアポを導入することにしました。具体的には、部下たちと1週間単位でアポイントをいれることにしたのです。それも●曜日の●時というような仕事が1つ増えるようなものではなく、●曜日か●曜日の●時から●時の間の40分と決めていきました。

　そうするとどうなったでしょう。それまで部下たちは、都度報告をしなくてはならなかったので、的を射ない話をしていました。Rさんと報連相できる面談の制限時間をゆるくでも決まっているので、話をまとめてから面談に臨んでくれるようになったのです。Rさんもこれには大喜びです。

　部下の人たちにとってもゆるアポは、スケジュールを圧迫しないので好評のようです。上司の喜んでいる姿は部下にも伝わるもので、部下たちはさらに面談を有意義なものにするために、それぞれが自分の担当範囲のマニュアルを作成するようになりました。

　後日談ですがこのマニュアル作成は2度美味しかったのです。そのマニュアルを、課長会議などそのほかの場でRさん自身が提案に使うようにしたのです。他の課長よりもたくさんの業務改善マニュアルが出てくるので、上長からの評価も上々です。ゆるアポを導入してからのRさんは順調で、もしかしたら部長になれるかもしれない、と意気揚々と日々ビジネスに取り組んでいます。

　ゆるアポを取り入れることで、仕事を効率アップできるとともに、緊急事態にも即対応できるようになる。目から鱗の華僑のゆるアポ術、是非取り入れてみてはいかがでしょうか？