新型コロナウイルスの感染拡大の結果、在宅勤務によるテレワークが当たり前になり、様々な局面で接触を減らす努力がなされるようになった。変化を余儀なくされる中で浮かび上がってきたのは、デジタルを使いこなせていない日本の姿だ。特別定額給付金を巡る混乱や押印のための出勤など、デジタル化を真剣に進めていれば、容易に解決できた問題も多い。多くの日本企業も、コロナ禍を契機にデジタル化をもう一歩加速しようとしている。花王もそんな1社だ。

(写真:Shutterstock)
(写真:Shutterstock)

 花王で業務用消毒液や洗剤などを製造・販売する花王プロフェッショナル・サービス(PS、東京・墨田)には連日、取引先から1300枚近い発注書がFAXで届く。委託先の担当者は毎朝、FAXでの注文内容を確認して手入力し、出荷の手続きをする。翌日に取引先に届けるためには、入力は午前中に終える必要がある。アナログながら短時間で処理しなければならない戦場だ。

 だが、中には文字の判別ができないものや日付と曜日がずれているものなど、確認が必要な注文書もある。その数は毎日100枚ほどになる。それぞれについて営業担当者が取引先に電話で確認し、正しい内容を聞いて入力し直す。確認作業には30分ほどの時間がかかってしまうが、それでも正午までに入力を済ませなければならない。

 オンラインでの受発注システムが広く浸透していく中で、今も残るFAXでの受発注。日本を代表する大企業である花王もまた、FAXの呪縛に悩まされ続けている。

 同社が量販店に提供する家庭向け製品の多くは「流通BMS」と呼ばれる流通業界向けの受発注システムを使って注文が来るため、99%は電子化されている。だが、業務用製品の取引先は病院やホテル、公共施設などが中心で流通BMSは使えない。中小規模の事業者も多く、独自にシステムを構築できるところは少ない。発注作業で今でもFAXが主流なのはそのためだ。

 FAXでの非効率性は新製品の発売や価格改定などでも顕著だ。FAXでオーダーしやすいよう、「注文書」を作成して取引先に配布している。だが、新たな商品が追加されたり、価格が改定されたりするたびに、取引先に渡す注文書を差し替える必要がある。それでも、「使い切るまでは前の発注書で」という律義な取引先もあり、新商品は手書きで追記されてくるため判別に時間がかかるというマイナスもあった。

 独自の受発注システムを構築しても、取引先の中小企業が対応していないためFAXがゾンビのように生き残る。花王の事例は、日本が抱えるデジタル化の遅れの象徴ともいえる。

次ページ 電子化が進まない3つの理由