一定の要件を満たす帳簿書類について、電子データでの保存を認める電子帳簿保存法。2022年1月の改正ではいくつかの要件が緩和され、制度の普及拡大が期待されている。今回は電子帳簿保存法の概要に加え、関係者の反応や取り組みに関する話題をこれまでの記事からピックアップする。

ペーパーレス化の推進に期待がかかる「電子帳簿保存法」

 電子帳簿保存法とは、税法上、紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定の要件を満たした場合に電子データでの保存を可能とする法律だ。

 電子帳簿保存法によれば、帳簿書類は以下の3種類の方式で保存できる。

・電子的に作成した帳簿書類をデータのまま保存する「電子帳簿等保存」
・紙で受領・作成した書類を画像データで保存する「スキャナ保存」
・電子的に授受した取引情報をデータで保存する「電子取引」

 いずれの方式も「真実性の確保(タイムスタンプの付与など)」と「可視性の確保(誰もが閲覧できるようにしておくことなど)」が必要だ。

 電子帳簿保存法が施行されたのは1998年7月だが、これまでに何度も改正が行われている。直近の改正は2022年1月のものだ。経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上や記帳水準の向上を図ることが目的で、帳簿書類の保存に必要な手続きが一部簡略化された。2023年10月1日に導入されるインボイス制度(適格請求書等保存方式)との連携も想定され、これにより企業のパーパーレス化や電子化の一層の促進が期待されている。

 今回は電子帳簿保存法をめぐる現場の反応や取り組みについて、これまでの記事から紹介していく。

参照:国税庁「電子帳簿保存法の概要」

領収書の電子保存「義務化2年猶予」で知りたい10のこと

 2022年1月の改正電子帳簿保存法では「電子データで受け取った書類」、つまりECサイトなどで受け取った領収書を紙で保存することが禁止される予定だった。これは過去の法改正でも特に大きな変化といえる。

 しかし周知や対応に時間がかかり、中小企業や個人事業主など現場の対応が追いつかないことから、完全施行まで2年間の猶予が設けられている。

紙の請求書やめれば1.1兆円が浮く、経理の悲鳴は届くか

 電子帳簿保存法の目的の一つとされるのが企業のペーパーレス化だ。2020年9月30日に発表された試算によると、日本の企業が請求書を電子化することで「約1兆1424億円」もの費用が浮くという。その内訳は、郵送費と人件費がほぼ半数ずつを占める。

BEARTAIL、ペーパーレス化で在宅勤務でも請求書を処理

 こうした試算を受けて、企業のペーパーレス化を推進するスタートアップ企業も登場している。2012年設立のBEARTAIL(ベアテイル、現TOKIUM=トキウム)は、2020年10月から請求書のペーパーレス化サービス「INVOICE POST(インボイスポスト)=現・TOKIUMインボイス」の提供を開始した。ユーザー企業に代わって請求書を受け取り、PDF化からデータ入力まで一貫して行うのがサービスの特徴だ。

進化するペーパーレス 電子化で紙も手間もなくす

 サントリーグループは、2018年から「PPLP(ペーパーレスプロジェクト)」という社内プロジェクトを進めてきた。目標は「他の企業と交わす契約に関する社内稟議(りんぎ)のペーパーレス化」で、すでに2020年6月から契約稟議の電子化システムを稼働させている。2021年には国内のグループ企業40社に広げていきたい考えだ(当時)。

改正電帳法、インボイス制度にどう対応する?

 改正電子帳簿保存法による「電子保存の義務化」は2022年1月の予定だったが、2年間の猶予が設けられた。しかし2023年にはインボイス制度(適格請求書等保存方式)の導入が決まっている。この制度と帳簿書類の電子化を連携させるとなると、2023年には電子保存に対応しなければならない。

「不確実性」をソフトウエアで乗りこなす

 電子帳簿保存法とインボイス制度の導入が、それぞれの企業にどのような影響を与えるかは未知数だ。しかし対応を間違えれば「営業利益が10%以下の会社の場合は赤字に陥る可能性」があるといわれ、経理部だけでなく経営者にも、制度についての正確な理解が必要とされている。

最後に

 ペーパーレス化をはじめ、企業の業務効率化を促す電子帳簿保存法。これまで数度の改正が行われてきたが、2022年1月に施行された改正では「電子保存の義務化」という大きな変化が加えられた。完全施行まで2年の猶予が与えられたものの、2023年にはインボイス制度が導入されることもあり、すべての企業に制度への理解と速やかな対応が求められている。

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