企業の社内決裁や契約手続きのペーパーレス化が進む。電子化で関連業務を含めて幅広く業務効率を高めるケースも目立つ。全社一丸で幅広い業務を変革する最新動向をリポートする。

 サントリーグループは2018年に社内業務の生産性を向上させるプロジェクト「PPLP(ペーパーレスプロジェクト)」を発足。他の企業と交わす契約に関する社内稟議(りんぎ)のペーパーレス化を進めている。契約稟議を電子化するシステムを開発して20年6月から稼働。グループ内に展開しており、21年には国内40社での利用を見込む。22年までに10万時間分、紙を扱う業務を効率化することを目指す。

 ペーパーレス化は稟議の前の「契約書案作成」や、稟議が終わった後の契約書について「なつ印の依頼/依頼を受けた上司のなつ印」「文書管理」、契約書の内容に基づく「支払い」といった処理も対象にしている。手作業による紙処理をシステム化したり、稟議システムを刷新したりした。さらにこれらを連携させて、業務担当者は一連の処理を1つのシステム画面から利用できるようにした。サントリービジネスシステムの田中雄生樹グループ経理部課長は「上流から下流まで一気通貫でペーパーレス化をしなければ、社員がどこにいても働ける状況は実現できないと考えて取り組んだ」と説明する。

一気通貫でペーパーレス化
●サントリーグループが電子化した契約関連の処理と主な工夫点の仕組み
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(画像=サントリーホールディングス提供)
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100人以上の協力でUIを開発

 各システムの使い勝手にも工夫を凝らした。例えば「契約書案作成」では契約担当者が法務部門の担当者と、草案のファイルを共有しながら相談できるチャット機能を盛り込んだ。

 サントリーシステムテクノロジーの浜谷浩志サービス開発部課長は「契約書案を作成する業務担当者が悩んだときに、気軽にチャットで相談できるようにした」と説明する。当然紙文書にはこうした機能はない。この他、「なつ印依頼/なつ印」では電子契約クラウドを採用するなどしている。

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